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同仁堂:2012年度内部控制自我评价报告

2013年03月26日 00:12
来源:凤凰网财经

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北京同仁堂股份有限公司

2012 年度内部控制自我评价报告

北京同仁堂股份有限公司全体股东:

根据《企业内部控制基本规范》及其配套指引等法律法规的要求,结合本公

司内部控制制度和评价方法,在内部控制日常监督和专项检查的基础上,我们对

公司内部控制的有效性进行了自我评价。

一、董事会声明

公司董事会及全体董事保证本报告内容不存在任何虚假记载、误导性陈述或

重大遗漏,并对报告内容的真实性、准确性和完整性承担个别及连带责任。

建立健全并有效实施内部控制是公司董事会的责任;监事对董事会建立与实

施内部控制进行监督;经理层负责组织领导公司内部控制的日常运行。

公司内部控制的目的是合理保证经营合法合规、资产安全、财务报告及相关

信息真实完整,提高经营效率和效果,促进实现发展战略。由于内部控制存在固

有局限性,故仅能对达到上述目标提供合理保证。

二、内部控制评价工作的总体情况

根据董事会批准的 2012 年度内部控制规范实施工作方案(简称“内控实施

方案”),公司以建立健全内控长效机制、切实发挥内控体系功效为目标,分步骤、

有重点的落实内控的各项工作。

报告期内,公司明确落实内控健全工作的目标,通过由董事、高级管理人员、

审计部门及咨询专家共同组成的内控工作小组,分步在公司总部、分支机构、合

并报表范围内的下属子公司推进内控规范的实施,并具体部署内控评价工作。按

照内控实施方案和实际内控健全的运行情况,公司在上半年初步完成了《内部控

制管理手册》、《风险管理手册》、《内部控制评价手册》,并将文件下发给所属各

单位、子公司,督促其结合实际情况对照落实内控的完善工作。

根据内控实施方案的安排,经公司审计委员会批准,确立了由审计部门负责

组织内控评价小组开展报告期内的内控评价工作,各部门、相关单位指派专人配

合评价工作。内控评价工作报告程序为:由内控评价小组形成一定工作成果后,

由审计部向主管领导汇报,最后向董事会审计委员会报告。

公司自 2011 年 10 月份着手内部控制的建立健全工作,聘请了北京京都管理

顾问有限责任公司进行专业指导,该项工作已在报告期内顺利完成;公司聘请致

同会计师事务所(特殊普通合伙)对 2012 年度公司内部控制有效性进行独立审

计。

三、内部控制评价的依据

本评价报告依据财政部等五部委联合发布的《企业内部控制基本规范》、《企

业内部控制应用指引》及《企业内部控制评价指引》的要求,结合公司制定的《内

部控制管理手册》、《风险控制手册》、《内部控制评价手册》等内部控制制度与评

价方法,在内部控制日常监督和专项管理的基础上,对公司截至 2012 年 12 月

31 日内部控制的设计与运行的有效性进行评价。

四、内部控制评价的范围

内部控制评价的范围包括公司本部、分支机构以及纳入合并报表范围的子公

司,覆盖公司重大经营业务,评价范围内各单位占公司营业收入比例超过 95%。

公司经过风险评估,确定了需要重点关注的政策影响、市场波动、原材料供应、

品牌维护等内部控制的主要风险。

公司本次实施内部控制评价,包括了公司治理、公司文化、资金管理、采购

业务、存货管理、生产与质量控制、品牌使用与管理、销售业务、工程管理、固

定资产、人力资源、研究与开发、财务报告、信息传递等高风险领域,涵盖了公

司日常生产经营管理的主要方面,不存在重大遗漏。

(一)公司治理

公司根据现代企业制度和企业长期战略规划的发展方向,建立了符合自身经

营发展需求的组织架构。公司股东大会、董事会、监事会“三会”机构协调运作,

通过《公司章程》、《股东大会议事规则》、《董事会议事规则》、《监事会议事规则》、

《总经理工作细则》明确最高权力机构、决策层、监督层、与经营层的权利责任。

通过持续推进公司治理,实现对公司经营管理的有效规范,提升运营效率。

董事会下设战略与投资、薪酬与考核、审计、提名四个专门委员会,分别在

各自专业领域为公司的经营发展提出专业化建议,严格考核公司的运营情况,实

施有效监督, 为董事会正确决策提供重要参考。

(二)公司文化

公司作为传统中成药企业,品牌拥有 300 余年的历史积淀,秉承“以义为上,

义利共生”的经营理念,坚持“诚信为本,药德为魂”,建立了“德、诚、信”

的企业文化。公司管理层身体力行,倡导“诚信创新,开拓进取”,保证了团队

的活力进取,有效带动职工队伍的学习热情和工作热情,促进职工和企业的共发

展,不断提升品牌内涵,增强企业的核心竞争力。

(三)资金管理

公司执行企业会计准则,对财务部门的岗位职责进行了严格的划分,并通过

公司内部《会计核算管理办法》、《费用管理办法》等控制制度,明确了资金使用

的授权范围与授权层级管理,并落实到各职能部门,有效的保证了资金安全与资

金的使用效率;对月度资金的使用情况进行汇总分析,并依据企业资金存量、流

入速度和资金支出计划确定后续的资金使用,确保资金使用管理到位。

(四)采购业务

公司拥有专业水平极高的采购人才队伍,制定了详细严格的制度对采购环节

进行把关。通过供应商准入制度,建立供应商管理系统,对采购商品的质量进行

控制;根据行业要求和公司的生产标准,对采购商品进行严谨的验收;对采购付

款环节,配合资金使用管理,通过资金计划安排、逐层授权的执行,有效控制采

购资金的使用。公司高度重视采购环节,对采购流程与制度有着明确的规范,对

市场波动做好跟踪与分析,并及时做好应对工作,为后续生产经营打下坚实基础。

(五)存货管理

公司根据年度经营计划,合理安排存货结构,并不断提高对存货的管理控制

水平。通过建立存货保管制度,落实岗位责任,对存货的验收、领用、发出、盘

点、管理及处置等关键环节进行控制,确保资产安全,为生产经营正常开展保证

合理存货结构与水平。

(六)生产与质量控制

公司坚持严抓质量管理,各生产基地均通过 GMP 认证,在生产过程中严格

遵守医药行业的有关规定,对生产流程严格把关,并通过自身工艺的不断完善和

创新,有效控制质量。公司产品接受国家及北京市药监系统的抽检,并保持 100%

的合格率。

(七)品牌使用与管理

公司专设职能部门对日常的品牌使用进行规范管理,编制《品牌使用管理制

度》明确品牌使用范围与品牌事件的应对程序,并与各地媒体、工商、药监、公

安系统紧密联系,确保公司品牌的安全,维护公司的良好口碑。

(八)销售业务

公司根据企业实际情况和市场的运营情况,制定《销售管理制度》,规范药

品的销售、发货、收款的环节,并对合同的拟定、审批、执行、归档做出明确的

要求。公司通过对经销商进行备案、分级管理,对产品价格、存量进行掌握,不

断强化管控力度,增强对市场渠道的管理能力,有效保证销售质量。

(九)工程管理

公司对工程实施项目化管理,对重大工程采用工程项目组专人负责制度。按

照《公司章程》的授权范围,由相应部门提出工程项目,根据公司的《投资管理

办法》递交可行性报告等相关项目资料等,由董事会、经理层根据授权范围进行

审批。公司制定《工程项目管理制度》对工程的开工建设、物资采购、资金划转、

工程进度与质量跟踪进行把关,并根据规定进行专项审计,保证工程项目的资产

安全、工程质量符合标准、资金使用符合规范。

(十)固定资产

公司制定了《固定资产管理制度》,对固定资产的购建、购置申请报批程序,

入库造册、保管、估值盘点、报废处置做出了清晰的规定。公司严格按照该管理

制度执行,同时也将会根据实际经营管理情况,对该项制度进行修订和补充。

(十一)人力资源

公司根据《劳动法》建立了符合法律法规要求的劳务用工制度,为职工缴纳

五险一金,制定《薪酬管理制度》明确岗位责任,确立了与绩效考核挂钩的奖惩

办法。公司为员工提供培训机会,并鼓励员工开拓创新,积极参与到企业的经营

管理中来,培养主人翁精神,促进公司与员工的共同成长。

(十二)研究与开发

公司研究开发机构,是为公司持续经营、保持技术水平提供支持的专门机构。

公司制定了有关科研、立项的管理办法,明确科研项目从立项、提交方案,到着

手研发、项目调整,直至市场转化的标准流程与审批程序,对研究开发的资金管

理、后续转化、技术保密等提供了有力的保证。

(十三)财务报告

公司遵守国家有关财务管理方面的法律法规,执行《企业会计准则》,制定

《财务报告及财务分析管理制度》,规范财务报告的编写程序、标准、流程,并

对财务报告的审计、审批、对外报送有着明确的要求。公司通过对财务报告的规

范化管理,确保财务报告的真实、准确、完整,为企业制定经营计划、运筹发展,

提供了严谨、准确的数据支持。

(十四)信息传递

公司构建了符合现代医药企业生产、管理需求的信息系统,并由专项小组对

信息系统的运行、维护、更新等进行管理,确保信息内部传递的及时、有效。在

信息披露方面,公司通过执行《信息披露管理办法》、《重大信息内部报告制度》

等制度,严格规范信息的传递与使用,确保对外信息披露的公平、完整。

五、内部控制评价的程序和方法

公司内部控制评价工作严格遵守《企业内部控制基本规范》、《企业内部控制

评价指引》及公司《内部控制评价手册》的有关规定,认真分析生产经营管理过

程中的高风险领域与重点业务环节后,综合考虑公司部门、机构、下属单位等的

工作安排,组成内控评价工作组,合理编制内控评价工作方案,确定评价方法。

在评价工作中,公司采用了穿行测试、个别访谈、问卷调查、抽样检查、实

地查验、比较分析等方法和手段,充分收集公司内部控制设计和运行的有效证据,

如实填写工作底稿,分析、识别内部控制缺陷,对内部控制有效性进行评价,编

制评价报告。

1、制定内控评价工作计划

根据公司部门、机构、下属单位的生产经营管理计划,内控评价小组积极协

调时间安排,制定了内控评价工作计划。

2、内控评价前的准备工作

为确保内控评价工作的顺利进行,内控评价小组专门组织两次内部控制评价

的培训,帮助各部门、机构、下属单位了解内控评价工作的目的,介绍工作流程

及将要采取的测试方法等。

3、实施现场测试

内控评价小组按照既定的方法对被评价部门、单位实施现场测试,充分收集

相关环节内控体系设计和运行是否有效的证据,并填写工作底稿,分析、识别内

部控制缺陷。

4、编制整改任务清单

根据测试结果和分析结果,针对发现的问题和不足编制整改清单,与相关部

门、单位进行沟通,督促其在规定时间内完成整改。

5、落实整改项目

有关单位在内控评价小组的监督指导下,对发现的不足进行整改,在规定的

时间内完成流程的梳理、制度的修订补充。

6、编制自我评价报告

内控评价小组根据整改落实的情况反馈,汇总评价结果,得出初步内部控制

评价结论,并编制内部控制评价报告初稿,向管理层、董事会审计委员会汇报。

六、内部控制缺陷及认定

公司董事会根据《企业内部控制基本规范》、《企业内部控制评价指引》对内

部控制缺陷认定的要求,结合公司规模、行业特征、风险水平等因素,将内控缺

陷分为重大缺陷、重要缺陷、一般缺陷三个等级;包括财务报告内部控制缺陷和

非财务报告内部控制缺陷。

1、财务报告内部控制缺陷的认定标准

公司根据企业情况,采用定性标准与定量标准相结合的方法,对财务报告相

关内部控制缺陷进行认定。

定性标准——财务报告重大缺陷的事项包括:董事、监事和高级管理人员舞

弊、公司更正已公布关键财务信息或指标、注册会计师发现当期财务报告存在重

大错报而内部控制在运行过程中未能发现错报、审计委员会和审计部对内部控制

的监督无效、财务人员因不具备专业素质不能完成财务报告编制;财务报告重要

缺陷的事项包括:根据会计法规、会计政策认定的内部控制问题、反舞弊程序与

控制问题、年度财务报告流程的内部控制问题。

定量标准——重大缺陷包括内部控制缺陷导致关键财务信息或指标错报的

可能性大于(含)5%;重要缺陷包括内部控制缺陷导致关键财务信息或指标错报

的可能性小于 5%,潜在错报金额大于(不含)本年度合并财务报表的重要性水

平。

2、非财务报告内部控制缺陷的认定标准

公司非财务报告内部控制缺陷认定标准,主要依据缺陷涉及业务性质的重要

性水平、直接或潜在负面影响的性质、影响范围等因素来确定。非财务报告内部

控制重大缺陷事项包括:对“三重一大”事项公司缺乏科学规范决策程序、违反

国家法律法规、关键管理人员或技术人员严重流失、负面新闻在重要媒体频现;

非财务报告内部控制重要缺陷的事项包括:“三重一大”事项决策未执行规范审

议程序、发生违反地方性法规、行政管理规定的事项,关键管理人员或技术人员

有明显流失迹象。

根据上述认定标准,结合日常监督和专项监督情况,我们未发现报告期内存

在重大缺陷和重要缺陷。

七、内部控制的自检及完善情况

按照《公司 2012 年度内部控制规范实施方案》的部署,公司经过认真自查,

对发现的一般性问题及时进行解决。公司通过加强内审部门的职能,进一步提升

对下属子公司的管控;公司进一步加强了风险分析及风险管理工作,在此基础上,

对各单位都下发了加强内控工作的通知,要求从销售全流程管理、生产全流程管

理、存货信息管理、采购过程管理等主要经营环节全面提升控制水平,对相关管

理制度加紧做好补充修订,不断完善内控,确保公司安全运营、稳健运营、有效

率的运营。内控评价小组对自检完善工作进行了核查,截至本报告日所有存在不

足的项目已经整改完毕,实现了预期目标。公司在 2013 年初成立内控办公室,

负责对公司内部控制的运行情况进行监督、管理,公司将进一步梳理完善内部控

制体系、推动下属单位健全内部控制,确保内部控制的有效运行。

八、内部控制有效性的结论

公司已经根据《企业内部控制基本规范》、《企业内部控制评价指引》及其他

相关法律法规的要求,对公司截至 2012 年 12 月 31 日的内部控制设计与运行的

有效性进行了自我评价。

报告期内,公司对纳入评价范围的业务与事项均已建立了内部控制,并得以

有效执行,达到了公司内部控制的目标,不存在重大缺陷。

自内部控制评价报告基准日至内部控制评价报告发出日之间未发生对评价

结论产生实质性影响的内部控制的重大变化。

我们注意到,内部控制应当与公司经营规模、业务范围、竞争状况和风险水

平等相适应,并随着情况的变化及时加以调整。2013 年,公司将继续按照董事

会的部署,落实内部控制的发展规划,继续建立健全内部控制长效机制,不断完

善内部控制制度,规范内部控制制度的执行,强化内部控制监督检查,促进公司

健康、可持续发展。

董事长:梅群

北京同仁堂股份有限公司

二零一三年三月二十二日

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