职场充电：换个角度玩儿Excel

2011年09月14日 10:37
来源：凤凰网财经作者：伍昊

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不记忆大量的菜单命令，不学习多样的函数运用，不研究高深的VBA编程，还能玩儿会Excel吗？要我说，不仅能玩儿，还能玩儿得好！因为，咱玩儿的是心法，练的是内功，成就的是由内而外的强大。那，什么是心法？这其实是一种设计表格的思路，一种对Excel的正确认识。能当饭吃吗？当鲍鱼吃都没问题。无论你是新手、老鸟、“表格哥还是“表格姐，只要修了这种心法，你就会发现，驾驭Excel原来如此简单！

第1节两招让你脱胎换骨

两招更胜100招，不学技能学什么？学做表！有人说：“我会用很多技能，但还是工作得很辛苦。”那你就要检查一下，自己是否做对了表。

我们做的表通常分为两种，一种是数据明细表，称之为源数据表；另一种是统计表，称之为分类汇总表。前者不仅需要做，还必须用正确的方法做；后者却不用做，因为它们可以被“变”出来。在这本书中，我们就研究两件事：

第一件，设计一份标准、正确的源数据表；

第二件，“变”出N个分类汇总表。

你可别小看，只要玩儿转这两招，以前遇到的种种难题，80%都会荡然无存，一去不返。

搞定源数据，不背菜单也能玩

按照传统观念，Excel高手似乎就是把菜单命令背得滚瓜烂熟，组合函数玩儿得出神入化，还能自己编点小程序的人。于是，想要成为高手，头悬梁锥刺股地“啃”技能书就变成一件再正常不过的事。但是，“啃”过的朋友一定知道其中的艰辛，那种如同嚼蜡般的干涩和枯燥常常导致大脑消化不良。并且，想从中找到自己工作所需的技能也实非易事。究竟Excel有多少招，为什么那么难记住，看看下面两张图就略知一二。

很多吧，头晕了！正因为如此，大部分人都不敢奢望成为高手，也认为自己无法解决更多的Excel难题。可是，不知道大家有没有想过这样一个问题：Excel难题真的要靠玩弄技巧才能解决吗？还是我们从一开始就做错了什么？要知道，在平房的地基上建高楼，有再大的本事也不行。于Excel，建立源数据表如同打地基，如果没有正确的源数据，搞什么数据分析都是扯淡；但如果一开始就做对了源数据，不用学100招也能把工作做得很漂亮。所以，好的源数据表是一切表格工作的基础。

聚焦汇总表，不用做来只用“变”

知道了源数据表的重要性还不够，我们还必须搞清楚表格工作的目的。只有明确了工作目的，才能有的放矢地学习。Excel使用过程中会遇到的难题，与我们的工作目的有很大关系。在这个用数据说话的时代，严谨的公司买个办公用品也要做数据分析。我们忙忙碌碌操作着各种表格，又是写公式，又是筛选、排序，或者把数据加过来减过去，归根结底，都是为了得到一张分类汇总表。

数据这东西，只有被分门别类地放在一起时才有意义，单个儿看，看不出啥名堂来。超市买东西不能只看小票吧，你一定要问：“一共多少钱？”家装公司列出的装修费用详单，就算已经具体到每一颗螺丝的价钱，你也得问：“地板总共多少钱？吊顶、墙面分别又是多少钱？”所以，分类汇总无处不在，而企业对这方面的要求更高。实际上，我们做的表格工作都在为此服务。

为了印证这个观点，我特意请教了一位资深的财务经理。我问他：“为什么人们都说财务部的Excel水平最高？财务一定是企业最先拥有系统的部门，还需要用Excel做什么？”他这样回答我：“财务系统能解决科目的分类，即前端数据录入的问题，也能出具标准的财务报表。但是，企业的管理需求灵活多变，所以我们需要从系统中提取数据，进行深加工，才能满足管理层对于个性化财务报表的需求。要做这件事，就必须与Excel较劲。” 有系统的部门尚且如此，其他部门又何尝不是呢。有系统的部门

《你早该这么玩Excel》中文书名：你早该这么玩Excel 北京大学出版社作者：伍昊